ארגון ותכנון אירוע הוא הפקה לכל דבר, ולא משנה בכלל מה סדר גודל האירוע שאתם מתכננים ומה הסיבה לקיומו. ההכנות הן רבות ולא פשוטות וכך גם ההחלטות שעליכם לקבל בכדי לקיים אירוע מסודר ומתוכנן כראוי, שבו כל המוזמנים שלכם יהנו וגם אתם בסופו של דבר, מבלי התעסקות מיותרת בדברים קטנים עקב חוסר ארגון.
אם תחגגו במקום שאינו מסודר ומוכן לקיום אירוע כפי שרצית או לחילופין לא יהיה ברשותכם את הציוד או האמצעים המתאימים- קרוב לוודאי שתתאכזבו עוד לפני תחילת האירוע והרבה דברים עלולים להשתבש בהחלט, ויותר גרוע אתם עלולים למצוא את עצמכם משנים את דעתכם ומתחרטים שבכלל נרתמתם למשימת תכנון האירוע מה שעלול לעלות הון תועפות- זו החלטה שככל הנראה תהיינה שגויה מלכתחילה.
השכרת שולחנות וכסאות – תכנון נכון מראש
חלק מתכנון נכון של אירוע, הוא ניהול התקציב הכלכלי והגדרה של כל דבר וכל תפקיד למי ששייך.
לדוגמא- ההחלטה לרכוש ציוד רב בכמויות רק לצורך קיום של אירוע אחד, גם אם אתם בטוחים שעוד תספיקו להשתמש בחלק מהציוד- זו לא החלטה חכמה במיוחד. ישנם כאלו ששוקלים רכישת ציוד ואז לאחר תום השימוש בו מנסים למכור את חלקו או את כולו- אך חשוב להבין שגם זו לא החלטה כל כך קלה לביצוע, כי הרי מי מבטיח לכם שבאמת יקנו ציוד יד שנייה מכם בכזו מהירות או קלות, ומי מבטיח לכם שלא תפסידו הרבה כסף שיכולתם לחסוך, אם רק הייתם עושים שיקול חכם יותר.
התאמה מדויקת לצרכים
חשוב להבין שהשכרת ציוד זהו שיקול כלכלי נכון יותר מהמון בחינות. אם תצטרכו פתרון הצללה בעת הפקת אירוע תחת כיפת השמיים- השכרת שמשיות גדולות הוא הפתרון האידיאלי עבור הצורך הזה. אם תצטרכו פתרון לאירוח מספר גדול של אורחים, לאירוע בו יוגשו המון מאכלים וישנו צורך בשולחן הסעדה גדול רחב ונוח, הן להגשה והן לישיבה סביבו- תוכלו לשקול השכרת שולחנות וכסאות לצורך הזה.
אם מדובר באירוע שיתקיים בחיק הטבע ויכלול הרבה נפשות צעירות, הופעה, יום הולדת, או כל אירוע אחר שלא בהכרח מחייב קונספט של ישיבה סביב השולחן, ואתם מעוניינים להוסיף לאירוע שלכם אווירה שתשדר נינוחות וצ׳יל- חשבו בכיוון של השכרת פופים ומחצלות לאירוע כזה.
אם מדובר באירוע באופי שהוא פחות משמח ויותר רשמי או אף סולידי כמו שבעה- אך מונה כמות אנשים אפשרית גדולה- תוכלו לחשוב על השכרת כסאות לשבעה. היתרון המובהק והמשותף בין כל סוגי הצרכים והאירועים הללו הוא אחד- וזו העובדה שניתן להחזיר את הציוד ולא להתחייב לרכוש אותו וגם למצוא ולהמציא עבורו פתרונות אחסון יצירתיים ובעיקר גדולים.
השכרת ציוד כשיקול חכם
זה ידוע שישראליים לא אוהבים לצאת פרייארים. לכן, כשאנחנו צריכים לקבל על עצמנו את ההחלטה על תכנון נכון של האירוע שלפנינו, ובין כל ההחלטות והתכנונים בייחוד את ההחלטה הקשה האם לקנות את הציוד או לחילופין להשכיר אותו- כדאי שנסתכל על המספרים ועל הכדאיות.
בפועל, לאחר כל החישובים שתעשו- תוכלו לראות כי מחיר השכרת הציוד לכל סוג אירוע הוא משתלם יותר לא רק באספקט היחיד של הבעלות עליו, אלא גם נושא האיחסון החשוב לא פחות- שהרי חישוב פשוט יעיד על כך שאם אין ברשותכם מקום איחסון תצטרכו להשקיע גם בו- וזו הוצאה נוספת המתווספת לעלות רכישת הציוד כשאתם משכירים ציוד המחשבה על כך נחסכת מכם מהסיבה הפשוטה שאתם משלמים על ההשכרה לתקופת האירוע ומחזירים אותו בזמן שהגדרתם וזוהי ההוצאה היחידה. גם השינוע של הציוד, בייחוד ציוד גדול כמו השכרת שמשיות לדוגמא, הוא שיקול שיש לקחת בחשבון בחישוב ההוצאות.
אבל במקומות המתמחים בהשכרת ציוד, כמו בקורן דוג, תוכלו לקבל גם משלוח ישירות לביתכם והכל במחיר הוגן ומשוקלל בעלויות, מה שיחסוך מכם המון טרחה מיותרת כשנעשה במקומכם את העבודה.
